Як весці архіў — различия между версиями
Krumkac (обсуждение | вклад) (Дададзена інфармацыя больш дэтальная аб фармаванні справы) |
Krumkac (обсуждение | вклад) (Удакладненні па афармленню неабходных дакумантаў) |
||
| Строка 1: | Строка 1: | ||
| − | Згодна з іструкцыяй аб справаводстве і наменклатурай спраў арганізацыі падзяляюцца на 3 катэгорыі: | + | Згодна з іструкцыяй аб справаводстве і наменклатурай спраў усе дакуманты арганізацыі падзяляюцца на 3 катэгорыі: |
'''1. Справы сталага захоўвання.''' Да іх адносяцца: | '''1. Справы сталага захоўвання.''' Да іх адносяцца: | ||
| Строка 19: | Строка 19: | ||
Дзьве першыя катэгорыі спраў мы складаем у архіў і рыхтуем для іх наступныя дакуманты: | Дзьве першыя катэгорыі спраў мы складаем у архіў і рыхтуем для іх наступныя дакуманты: | ||
| − | * [https://drive.google.com/open?id=1lUA5rBYnA3MponejpM6LqBC-csPv18ie Вокладку справы] | + | * '''[https://drive.google.com/open?id=1lUA5rBYnA3MponejpM6LqBC-csPv18ie Вокладку справы]''' |
| − | * [https://drive.google.com/open?id=1vSy7ciLQf-SY6TAaIgEPN8PE1RdwFabi Унутраны вопіс справы] | + | ''На вокладцы пішацца назва арганізацыі, нумар справы па наменклатуры спраў і яе назва. Скрайнія даты -- гэта датыроўка самага ранняга дакуманта і самага апошняга. |
| − | * [https://drive.google.com/open?id=1hQbqxI9_oCUBcGLmRCPYec7jyPpAoSJ8 Ліст-завяральнік] | + | Далей запаўняецца колькасць лістоў у справе згодна са скразной нумарацыяй. Пасля слова захоўваць пішацца альбо '''пастаянна''' для дакумантащ сталага захоўвання, |
| + | альбо дата, калі іх можна будзе выкінуць згодна з наменклатурай спраў.'' | ||
| + | * '''[https://drive.google.com/open?id=1vSy7ciLQf-SY6TAaIgEPN8PE1RdwFabi Унутраны вопіс справы]''' | ||
| + | ''Унутраны вопіс спраў уяўляе сабой табліцу, у якой вядзецца пералік і апісанне усіх дакумантаў справы. У першай калонцы пішацца парадкавы нумар, у другой -- нумар дакуманта (калі ёсць), | ||
| + | у трэцяй -- дата стварэння дакуманта. (Увага, калі гэта, напрыклад справаздача за 2011 год, але складалася ў 2012, то ўсе адно яна ўключаецца ў справы за 2011 год), у чацьвертай -- загаловак дакуманта, | ||
| + | у пятай -- нумары гэтага дакуманта ў скразной нумарацыі, у апошняй -прымячанні (Напрыклад, калі гэта загад аб зняцці з пасады, то пішацца: "Знялі Пятрова, абралі Іванова").'' | ||
| + | * '''[https://drive.google.com/open?id=1hQbqxI9_oCUBcGLmRCPYec7jyPpAoSJ8 Ліст-завяральнік]''' | ||
| + | ''У лісце завяральніку звярнуць увагу, што колькасць лістоў вопісу не ўваходзіць у агульную нумарацыю старонак, а нумаруецца асобна і адзначаецца асобна ў графе "кольскасць старонак вопісу".'' | ||
Такія архівы фармуюцца штогод у снежні месяцы. | Такія архівы фармуюцца штогод у снежні месяцы. | ||
Версия 18:37, 16 сентября 2019
Згодна з іструкцыяй аб справаводстве і наменклатурай спраў усе дакуманты арганізацыі падзяляюцца на 3 катэгорыі:
1. Справы сталага захоўвання. Да іх адносяцца:
- Дакуманты аб стварэнні арганізацыі
- Дакуманты аб ліквідацыі арганізацыі
- Бухгалтэрская (фінансавая) справаздачнасць
- Статыстычныя справаздачы аб дзейнасці
- Пратаколы сходаў
- Загады аб асноўнай дзейнасці
(Таксама дакуманты звязаныя з афармленнем на працу, але зараз такіх у арганізацыі няма)
2. Справы часовага захоўвання (звыш 10 год)
3. Справы часовага захоўвання (да 10 год уключна)
Справа -- дакуманты аднаго кшталту (напрыклад, пратаколы) за адзін календарны год. Усе дакуманты складаюцца разам у храналагічным парадку і ўсе старонкі атрымліваюць скразную нумарацыю ў ніжнім правым куце. Калі ў справе больш за 250 старонак, яны пароўну падзяляюцца на тамы. Калі, напрыклад, есць пратакол і прыкладанне да яго, у опісу спраў ны апісваюцца як два асобных дакуманта.
Дзьве першыя катэгорыі спраў мы складаем у архіў і рыхтуем для іх наступныя дакуманты:
На вокладцы пішацца назва арганізацыі, нумар справы па наменклатуры спраў і яе назва. Скрайнія даты -- гэта датыроўка самага ранняга дакуманта і самага апошняга. Далей запаўняецца колькасць лістоў у справе згодна са скразной нумарацыяй. Пасля слова захоўваць пішацца альбо пастаянна для дакумантащ сталага захоўвання, альбо дата, калі іх можна будзе выкінуць згодна з наменклатурай спраў.
Унутраны вопіс спраў уяўляе сабой табліцу, у якой вядзецца пералік і апісанне усіх дакумантаў справы. У першай калонцы пішацца парадкавы нумар, у другой -- нумар дакуманта (калі ёсць), у трэцяй -- дата стварэння дакуманта. (Увага, калі гэта, напрыклад справаздача за 2011 год, але складалася ў 2012, то ўсе адно яна ўключаецца ў справы за 2011 год), у чацьвертай -- загаловак дакуманта, у пятай -- нумары гэтага дакуманта ў скразной нумарацыі, у апошняй -прымячанні (Напрыклад, калі гэта загад аб зняцці з пасады, то пішацца: "Знялі Пятрова, абралі Іванова").
У лісце завяральніку звярнуць увагу, што колькасць лістоў вопісу не ўваходзіць у агульную нумарацыю старонак, а нумаруецца асобна і адзначаецца асобна ў графе "кольскасць старонак вопісу".
Такія архівы фармуюцца штогод у снежні месяцы.
Справы трэцяй катэгорыі мы складаем у архіў толькі з вокладкай, на якой указваем, да якога часу будзе захоўвацца дакумант. Пасля надыходу гэтага часу справы ізымаецца з архіву і знічтажаецца.
