Як весці архіў — различия между версиями

Материал из Вікі Фаланстэра
Перейти к: навигация, поиск
м
(Зроблены загалоўкі)
Строка 1: Строка 1:
 +
== Што такое справа. ==
 +
''Справа -- дакуманты аднаго кшталту (напрыклад, пратаколы) за адзін календарны год.'' Усе дакуманты складаюцца разам у храналагічным парадку і
 +
ўсе старонкі атрымліваюць скразную нумарацыю ў ніжнім правым куце. Калі ў справе больш за 250 старонак, яны пароўну падзяляюцца на тамы. Калі, напрыклад, есць
 +
пратакол і прыкладанне да яго, у опісу спраў яны апісваюцца як два асобных дакуманта.
 +
 +
== Якія справы бываюць і чаму гэта істотна ==
 
Згодна з іструкцыяй аб справаводстве і наменклатурай спраў усе дакуманты арганізацыі падзяляюцца на 3 катэгорыі:
 
Згодна з іструкцыяй аб справаводстве і наменклатурай спраў усе дакуманты арганізацыі падзяляюцца на 3 катэгорыі:
  
Строка 14: Строка 20:
 
'''3. Справы часовага захоўвання (да 10 год уключна)'''
 
'''3. Справы часовага захоўвання (да 10 год уключна)'''
  
''Справа -- дакуманты аднаго кшталту (напрыклад, пратаколы) за адзін календарны год''. Усе дакуманты складаюцца разам у храналагічным парадку і
+
Справы ў залежнасці ад катэгорыі афармляюцца ў архіў па рознаму. Архіў фармуецца штогод па заканчэнні календарнага году.
ўсе старонкі атрымліваюць скразную нумарацыю ў ніжнім правым куце. Калі ў справе больш за 250 старонак, яны пароўну падзяляюцца на тамы. Калі, напрыклад, есць
+
пратакол і прыкладанне да яго, у опісу спраў яны апісваюцца як два асобных дакуманта.
+
  
 +
== Афармленне спраў 1 і 2 катэгорыі ==
 
Дзьве першыя катэгорыі спраў мы складаем у архіў і рыхтуем для іх наступныя дакуманты:
 
Дзьве першыя катэгорыі спраў мы складаем у архіў і рыхтуем для іх наступныя дакуманты:
 
* '''[https://drive.google.com/open?id=1lUA5rBYnA3MponejpM6LqBC-csPv18ie Вокладку справы]'''
 
* '''[https://drive.google.com/open?id=1lUA5rBYnA3MponejpM6LqBC-csPv18ie Вокладку справы]'''
Строка 29: Строка 34:
 
* '''[https://drive.google.com/open?id=1hQbqxI9_oCUBcGLmRCPYec7jyPpAoSJ8 Ліст-завяральнік]'''
 
* '''[https://drive.google.com/open?id=1hQbqxI9_oCUBcGLmRCPYec7jyPpAoSJ8 Ліст-завяральнік]'''
 
''У лісце завяральніку звярнуць увагу, што колькасць лістоў вопісу не ўваходзіць у агульную нумарацыю старонак, а нумаруецца асобна і адзначаецца асобна ў графе "кольскасць старонак вопісу".''
 
''У лісце завяральніку звярнуць увагу, што колькасць лістоў вопісу не ўваходзіць у агульную нумарацыю старонак, а нумаруецца асобна і адзначаецца асобна ў графе "кольскасць старонак вопісу".''
 +
Справы 1 катэгорыі захоўваюцца пастаянна і здаюцца ў архіў пасля ліквідацыі арганізацыі.
 +
Справы 2 катэгорыі захоўваюцца да даты, указанай на вокладцы. Дата фармуецца ад даты стварэння архіву + колькасць год захоўвання па наменклатуры спраў. Напрыклад, калі архіў складался ў студзені 2010 года, а тэрмін захоўвання складае 15 год, то дата на вокладцы будзе "студзень 2025". Пасля надыходу тэрміну дакуманты знічтажаюцца.
  
Такія архівы фармуюцца штогод у снежні месяцы.
+
== Афармленне спраў 3 катэгорыі ==
 
+
Справы трэцяй катэгорыі мы складаем у архіў толькі з [https://drive.google.com/open?id=1lUA5rBYnA3MponejpM6LqBC-csPv18ie вокладкай], на якой указваем, да якога часу будзе захоўвацца дакумант.
Справы трэцяй катэгорыі мы складаем у архіў толькі з вокладкай, на якой указваем, да якога часу будзе захоўвацца дакумант.
+
 
Пасля надыходу гэтага часу справы ізымаецца з архіву і знічтажаецца.
 
Пасля надыходу гэтага часу справы ізымаецца з архіву і знічтажаецца.

Версия 18:04, 16 сентября 2019

Што такое справа.

Справа -- дакуманты аднаго кшталту (напрыклад, пратаколы) за адзін календарны год. Усе дакуманты складаюцца разам у храналагічным парадку і ўсе старонкі атрымліваюць скразную нумарацыю ў ніжнім правым куце. Калі ў справе больш за 250 старонак, яны пароўну падзяляюцца на тамы. Калі, напрыклад, есць пратакол і прыкладанне да яго, у опісу спраў яны апісваюцца як два асобных дакуманта.

Якія справы бываюць і чаму гэта істотна

Згодна з іструкцыяй аб справаводстве і наменклатурай спраў усе дакуманты арганізацыі падзяляюцца на 3 катэгорыі:

1. Справы сталага захоўвання. Да іх адносяцца:

  • Дакуманты аб стварэнні арганізацыі
  • Дакуманты аб ліквідацыі арганізацыі
  • Бухгалтэрская (фінансавая) справаздачнасць
  • Статыстычныя справаздачы аб дзейнасці
  • Пратаколы сходаў
  • Загады аб асноўнай дзейнасці

(Таксама дакуманты звязаныя з афармленнем на працу, але зараз такіх у арганізацыі няма)

2. Справы часовага захоўвання (звыш 10 год)

3. Справы часовага захоўвання (да 10 год уключна)

Справы ў залежнасці ад катэгорыі афармляюцца ў архіў па рознаму. Архіў фармуецца штогод па заканчэнні календарнага году.

Афармленне спраў 1 і 2 катэгорыі

Дзьве першыя катэгорыі спраў мы складаем у архіў і рыхтуем для іх наступныя дакуманты:

На вокладцы пішацца назва арганізацыі, нумар справы па наменклатуры спраў і яе назва. Скрайнія даты -- гэта датыроўка самага ранняга дакуманта і самага апошняга. Далей запаўняецца колькасць лістоў у справе згодна са скразной нумарацыяй. Пасля слова захоўваць пішацца альбо пастаянна для дакумантащ сталага захоўвання, альбо дата, калі іх можна будзе выкінуць згодна з наменклатурай спраў.

Унутраны вопіс спраў уяўляе сабой табліцу, у якой вядзецца пералік і апісанне усіх дакумантаў справы. У першай калонцы пішацца парадкавы нумар, у другой -- нумар дакуманта (калі ёсць), у трэцяй -- дата стварэння дакуманта. (Увага, калі гэта, напрыклад справаздача за 2011 год, але складалася ў 2012, то ўсе адно яна ўключаецца ў справы за 2011 год), у чацьвертай -- загаловак дакуманта, у пятай -- нумары гэтага дакуманта ў скразной нумарацыі, у апошняй -прымячанні (Напрыклад, калі гэта загад аб зняцці з пасады, то пішацца: "Знялі Пятрова, абралі Іванова").

У лісце завяральніку звярнуць увагу, што колькасць лістоў вопісу не ўваходзіць у агульную нумарацыю старонак, а нумаруецца асобна і адзначаецца асобна ў графе "кольскасць старонак вопісу". Справы 1 катэгорыі захоўваюцца пастаянна і здаюцца ў архіў пасля ліквідацыі арганізацыі. Справы 2 катэгорыі захоўваюцца да даты, указанай на вокладцы. Дата фармуецца ад даты стварэння архіву + колькасць год захоўвання па наменклатуры спраў. Напрыклад, калі архіў складался ў студзені 2010 года, а тэрмін захоўвання складае 15 год, то дата на вокладцы будзе "студзень 2025". Пасля надыходу тэрміну дакуманты знічтажаюцца.

Афармленне спраў 3 катэгорыі

Справы трэцяй катэгорыі мы складаем у архіў толькі з вокладкай, на якой указваем, да якога часу будзе захоўвацца дакумант. Пасля надыходу гэтага часу справы ізымаецца з архіву і знічтажаецца.