Як весці архіў — различия между версиями

Материал из Вікі Фаланстэра
Перейти к: навигация, поиск
м
м
Строка 26: Строка 26:
 
== Афармленне спраў 1 і 2 катэгорыі ==
 
== Афармленне спраў 1 і 2 катэгорыі ==
 
Дзьве першыя катэгорыі спраў мы складаем у архіў і рыхтуем для іх наступныя дакуманты:
 
Дзьве першыя катэгорыі спраў мы складаем у архіў і рыхтуем для іх наступныя дакуманты:
* '''[https://drive.google.com/open?id=1lUA5rBYnA3MponejpM6LqBC-csPv18ie Вокладку справы]''' [[Media:Vokladka.docx]]
+
* '''[https://drive.google.com/open?id=1lUA5rBYnA3MponejpM6LqBC-csPv18ie Вокладку справы]''' [[Vokladka.docx]]
 
''На вокладцы пішацца назва арганізацыі, нумар справы па наменклатуры спраў і яе назва. Скрайнія даты -- гэта датыроўка самага ранняга дакуманта і самага апошняга.  
 
''На вокладцы пішацца назва арганізацыі, нумар справы па наменклатуры спраў і яе назва. Скрайнія даты -- гэта датыроўка самага ранняга дакуманта і самага апошняга.  
 
Далей запаўняецца колькасць лістоў у справе згодна са скразной нумарацыяй. Пасля слова захоўваць пішацца альбо '''пастаянна''' для дакумантащ сталага захоўвання,  
 
Далей запаўняецца колькасць лістоў у справе згодна са скразной нумарацыяй. Пасля слова захоўваць пішацца альбо '''пастаянна''' для дакумантащ сталага захоўвання,  

Версия 10:57, 29 декабря 2019

Што такое справа.

Справа -- дакуманты аднаго кшталту (напрыклад, пратаколы) за адзін календарны год. Усе дакуманты складаюцца разам у храналагічным парадку і ўсе старонкі атрымліваюць скразную нумарацыю ў ніжнім правым куце. Калі ў справе больш за 250 старонак, яны пароўну падзяляюцца на тамы. Калі, напрыклад, есць пратакол і прыкладанне да яго, у опісу спраў яны апісваюцца як два асобных дакуманта.

Фарміраванне, афармленне і вядзенне спраў рэгулюецца Інструкцыяй аб справаводстве.

Якія справы бываюць і чаму гэта істотна

Згодна з іструкцыяй аб справаводстве і наменклатурай спраў усе дакуманты арганізацыі падзяляюцца на 3 катэгорыі:

1. Справы сталага захоўвання. Да іх адносяцца:

  • Дакуманты аб стварэнні арганізацыі
  • Дакуманты аб ліквідацыі арганізацыі
  • Бухгалтэрская (фінансавая) справаздачнасць
  • Статыстычныя справаздачы аб дзейнасці
  • Пратаколы сходаў
  • Загады аб асноўнай дзейнасці

(Таксама дакуманты звязаныя з афармленнем на працу, але зараз такіх у арганізацыі няма)

2. Справы часовага захоўвання (звыш 10 год)

3. Справы часовага захоўвання (да 10 год уключна)

Справы ў залежнасці ад катэгорыі афармляюцца ў архіў па-рознаму. Архіў фармуецца штогод па заканчэнні календарнага году.

Афармленне спраў 1 і 2 катэгорыі

Дзьве першыя катэгорыі спраў мы складаем у архіў і рыхтуем для іх наступныя дакуманты:

На вокладцы пішацца назва арганізацыі, нумар справы па наменклатуры спраў і яе назва. Скрайнія даты -- гэта датыроўка самага ранняга дакуманта і самага апошняга. Далей запаўняецца колькасць лістоў у справе згодна са скразной нумарацыяй. Пасля слова захоўваць пішацца альбо пастаянна для дакумантащ сталага захоўвання, альбо дата, калі іх можна будзе выкінуць згодна з наменклатурай спраў.

Унутраны вопіс спраў уяўляе сабой табліцу, у якой вядзецца пералік і апісанне усіх дакумантаў справы. У першай калонцы пішацца парадкавы нумар, у другой -- нумар дакуманта (калі ёсць), у трэцяй -- дата стварэння дакуманта. (Увага, калі гэта, напрыклад справаздача за 2011 год, але складалася ў 2012, то ўсе адно яна ўключаецца ў справы за 2011 год), у чацьвертай -- загаловак дакуманта, у пятай -- нумары гэтага дакуманта ў скразной нумарацыі, у апошняй -прымячанні (Напрыклад, калі гэта загад аб зняцці з пасады, то пішацца: "Знялі Пятрова, абралі Іванова").

У лісце завяральніку звярнуць увагу, што колькасць лістоў вопісу не ўваходзіць у агульную нумарацыю старонак, а нумаруецца асобна і адзначаецца асобна ў графе "кольскасць старонак вопісу".

Справы 1 катэгорыі захоўваюцца пастаянна і здаюцца ў архіў пасля ліквідацыі арганізацыі.

Справы 2 катэгорыі захоўваюцца да даты, указанай на вокладцы. Дата фармуецца ад даты стварэння архіву + колькасць год захоўвання па наменклатуры спраў. Напрыклад, калі архіў складался ў студзені 2010 года, а тэрмін захоўвання складае 15 год, то дата на вокладцы будзе "студзень 2025". Пасля надыходу тэрміну дакуманты знічтажаюцца.

Афармленне спраў 3 катэгорыі

Справы трэцяй катэгорыі мы складаем у архіў толькі з вокладкай, на якой указваем, да якога часу будзе захоўвацца дакумант. Пасля надыходу гэтага часу справы ізымаецца з архіву і знічтажаецца.