Як весці архіў
Згодна з іструкцыяй аб справаводстве і наменклатурай спраў арганізацыі падзяляюцца на 3 катэгорыі:
1. Справы сталага захоўвання. Да іх адносяцца:
- Дакуманты аб стварэнні арганізацыі
- Дакуманты аб ліквідацыі арганізацыі
- Бухгалтэрская (фінансавая) справаздачнасць
- Статыстычныя справаздачы аб дзейнасці
- Пратаколы сходаў
- Загады аб асноўнай дзейнасці
(Таксама дакуманты звязаныя з афармленнем на працу, але зараз такіх у арганізацыі няма)
2. Справы часовага захоўвання (звыш 10 год)
3. Справы часовага захоўвання (да 10 год уключна)
Справа -- дакуманты аднаго кшталту (напрыклад, пратаколы) за адзін календарны год. Усе дакуманты складаюцца разам у храналагічным парадку і ўсе старонкі атрымліваюць скразную нумарацыю ў ніжнім правым куце. Калі ў справе больш за 250 старонак, яны пароўну падзяляюцца на тамы. Калі, напрыклад, есць пратакол і прыкладанне да яго, у опісу спраў ны апісваюцца як два асобных дакуманта.
Дзьве першыя катэгорыі спраў мы складаем у архіў і рыхтуем для іх наступныя дакуманты:
Такія архівы фармуюцца штогод у снежні месяцы.
Справы трэцяй катэгорыі мы складаем у архіў толькі з вокладкай, на якой указваем, да якога часу будзе захоўвацца дакумант. Пасля надыходу гэтага часу справы ізымаецца з архіву і знічтажаецца.
