Як весці архіў — различия между версиями

Текущая версия на 13:01, 29 декабря 2019

Што такое справа.

Справа -- дакуманты аднаго кшталту (напрыклад, пратаколы) за адзін календарны год. Усе дакуманты складаюцца разам у храналагічным парадку і ўсе старонкі атрымліваюць скразную нумарацыю ў ніжнім правым куце. Калі ў справе больш за 250 старонак, яны пароўну падзяляюцца на тамы. Калі, напрыклад, есць пратакол і прыкладанне да яго, у опісу спраў яны апісваюцца як два асобных дакуманта.

Фарміраванне, афармленне і вядзенне спраў рэгулюецца Інструкцыяй аб справаводстве.

Якія справы бываюць і чаму гэта істотна

Згодна з іструкцыяй аб справаводстве і наменклатурай спраў усе дакуманты арганізацыі падзяляюцца на 3 катэгорыі:

1. Справы сталага захоўвання. Да іх адносяцца:

• Дакуманты аб стварэнні арганізацыі
• Дакуманты аб ліквідацыі арганізацыі
• Бухгалтэрская (фінансавая) справаздачнасць
• Статыстычныя справаздачы аб дзейнасці
• Пратаколы сходаў
• Загады аб асноўнай дзейнасці

(Таксама дакуманты звязаныя з афармленнем на працу, але зараз такіх у арганізацыі няма)

2. Справы часовага захоўвання (звыш 10 год)

3. Справы часовага захоўвання (да 10 год уключна)

Справы ў залежнасці ад катэгорыі афармляюцца ў архіў па-рознаму. Архіў фармуецца штогод па заканчэнні календарнага году.

Афармленне спраў 1 і 2 катэгорыі

Дзьве першыя катэгорыі спраў мы складаем у архіў і рыхтуем для іх наступныя дакуманты:

• Вокладку справы

На вокладцы пішацца назва арганізацыі, нумар справы па наменклатуры спраў і яе назва. Скрайнія даты -- гэта датыроўка самага ранняга дакуманта і самага апошняга. Далей запаўняецца колькасць лістоў у справе згодна са скразной нумарацыяй. Пасля слова захоўваць пішацца альбо пастаянна для дакумантащ сталага захоўвання, альбо дата, калі іх можна будзе выкінуць згодна з наменклатурай спраў.

• Унутраны вопіс справы

Унутраны вопіс спраў уяўляе сабой табліцу, у якой вядзецца пералік і апісанне усіх дакумантаў справы. У першай калонцы пішацца парадкавы нумар, у другой -- нумар дакуманта (калі ёсць), у трэцяй -- дата стварэння дакуманта. (Увага, калі гэта, напрыклад справаздача за 2011 год, але складалася ў 2012, то ўсе адно яна ўключаецца ў справы за 2011 год), у чацьвертай -- загаловак дакуманта, у пятай -- нумары гэтага дакуманта ў скразной нумарацыі, у апошняй -прымячанні (Напрыклад, калі гэта загад аб зняцці з пасады, то пішацца: "Знялі Пятрова, абралі Іванова").

• Ліст-завяральнік

У лісце завяральніку звярнуць увагу, што колькасць лістоў вопісу не ўваходзіць у агульную нумарацыю старонак, а нумаруецца асобна і адзначаецца асобна ў графе "кольскасць старонак вопісу".

Справы 1 катэгорыі захоўваюцца пастаянна і здаюцца ў архіў пасля ліквідацыі арганізацыі.

Справы 2 катэгорыі захоўваюцца да даты, указанай на вокладцы. Дата фармуецца ад даты стварэння архіву + колькасць год захоўвання па наменклатуры спраў. Напрыклад, калі архіў складался ў студзені 2010 года, а тэрмін захоўвання складае 15 год, то дата на вокладцы будзе "студзень 2025". Пасля надыходу тэрміну дакуманты знічтажаюцца.

Афармленне спраў 3 катэгорыі

Справы трэцяй катэгорыі мы складаем у архіў толькі з вокладкай, на якой указваем, да якога часу будзе захоўвацца дакумант. Пасля надыходу гэтага часу справы ізымаецца з архіву і знічтажаецца.